Como Organizar e Realizar Cerimônias de Abertura e Encerramento de Eventos

Já comentamos sobre o planejamento e realização de um evento. Agora queremos nos dedicar aos cerimoniais de Abertura e Encerramento de eventos.

Cabem aos organizadores do evento planejar todas as etapas do evento, dando a devida atenção a estes dois momentos (Abertura e Encerramento).

Exemplificando, um evento pode ser de curta duração, como um culto especial de domingo à noite ou as comemorações do Dia Mundial dos Desbravadores (ou Aventureiros). Nestes casos de eventos de curta duração, tanto a abertura quanto o encerramento devem ser curtos (especialmente o encerramento). Não queremos dizer com isso que sejam desnecessários uma abertura e um encerramento, pelo contrário. Uma abertura bem feita, de impacto, fará a atenção dos participantes se focar no evento e trará expectativas sobre a continuação da programação; e para fechar com chave de ouro, um emocionante e rápido encerramento.

Para um evento mais longo cabe uma cerimônia de abertura mais completa e demorada. Da mesma forma o encerramento pode ser mais abrangente, com agradecimentos especiais e oportunidade para mais pessoas expressarem a satisfação da realização do evento.

Pelos exemplos dados, podemos perceber que as cerimônias de Abertura e Encerramento devem ser condizentes com o programa, ou seja, um evento curto deverá ter uma abertura e um encerramento rápido. Um evento de público pequeno terá uma abertura e um encerramento dirigido por um pequeno grupo. Um programa muito formal deverá ter cerimônias de abertura e encerramento repletas de formalidade. E assim por diante.

Cerimoniais de Abertura e Encerramento:

Vamos considerar vários aspectos agora, contudo, no planejamento de seu evento, avalie o que se aplica e o que não será necessário. Ok?

- Mestre de Cerimônia (ou Cerimonialista) – É o responsável pelas boas vindas e apresentação dos participantes especiais. Deve ter um roteiro escrito e segui-lo ao longo da programação. É quem dita o andamento das cerimônias.

- Discursos de Abertura e Encerramento – O próprio Cerimonialista pode discursar ou outras pessoas convidadas, lembrando que tudo deverá ser combinado com antecedência, pois ninguém deverá ser pego de surpresa sendo convidado a ir à frente e discursar. Em caso de autoridades presentes virem a discursar, deve-se colocar em ordem crescente de hierarquia, assim a maior autoridade presente deverá discursar por último.

- Bandeiras – pode-se programar um hasteamento ou entrada de bandeiras. Vale lembrar que a bandeira nacional deverá ter destaque entre todas as outras. Apesar de não colocarmos aqui, devemos levar em consideração todas as regras cívicas quanto à bandeira (centralidade, meio mastro em caso de luto nacional, etc).

- Hinos Cívicos – Em conjunto com as bandeiras, os hinos cívicos são muito representativos em cerimoniais. Pode-se cantar o Hino Nacional na abertura do evento e o hino local (município ou estado, por exemplo) no encerramento. Em caso de se cantar hinos de outros países, deve-se fazê-lo em ordem alfabética para os países estrangeiros, sendo executado por último o hino do país anfitrião.

- Premiação – Sempre nos encerramentos, podendo ser acompanhada dos hinos nacionais dos países correspondentes aos vitoriosos nas competições. Neste caso a execução segue a ordem de classificação e não se aplica a regra de hino do país anfitrião por último.

- Agradecimentos e Homenagens – Momento a ser realizado durante o encerramento e feito pelo Mestre de Cerimônias.

- Nossas Características – Bem, já colocamos alguns detalhes gerais sobre cerimoniais de abertura e encerramento, mas não podemos nos esquecer de nossas características mais marcantes, como nossos uniformes, sistema de unidades, ideais e insígnias. Temos que utilizar o que nos marca “sem moderação”!

Em conjunto com tudo o que já foi discriminado, devemos pensar com criatividade, buscar algo inovador e bonito, em conformidade com as nossas características, o que nos distingue.

Música – Acompanhamento musical (instrumental e nossos cânticos).

Pioneirias (móveis de campanha) – Mastros para as bandeiras feitos em pioneiria, púlpito feito de pioneiria.

Ordem Unida – Podemos ter uma apresentação de um belo pelotão de evoluções.

Luzes e fogo – Podemos utilizar tochas, fogo de conselho, até mesmo lanternas se o local não for adequado para chamas.

Coragem! Ânimo! Agora é hora de planejar e realizar. Só não se esqueça de tirar muitas fotos e mandar para que coloquemos aqui em nosso blog.

Sempre avante!

Como Organizar Eventos

Para iniciarmos, vamos ao que é um evento. Pelo dicionário:

Evento – Qualquer acontecimento de especial interesse (espetáculo, exposição, competição, etc.), capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

Outros conceitos:

“Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, além de estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, etc.”.

“Evento é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse”.

Como exemplos de eventos para Desbravadores e Aventureiros, temos: Campori, Acampamento, Feira, Campeonato, Projeto Comunitário, entre outros.

Toda diretoria de clube e coordenadores regionais, responsáveis pela realização de eventos, precisam entender bem como funciona um evento, e assim poderem planejar e realizar com sucesso. Os principais tópicos envolvidos em qualquer tipo de evento são:

1) Objetivos - Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização.

2) Nome - O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo público-alvo.

3) Público - O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e quais estratégias de comunicação devem ser adotadas (clubes, igrejas, comunidades, e assim por diante).

4) Data e Horário - A fixação da data do evento e do horário é de vital importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza, ou destinadas ao mesmo público/região, pode determinar o insucesso do mesmo.

5) Local - O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Refere-se ao espaço físico, que deverá ser condizente com os objetivos, programação e público previsto, considerando os aspectos de acesso e infraestrutura, como banheiros e bebedouros.

6) Programação Visual - Dependendo da importância e abrangência do evento, será importante produzir material visual para divulgação e realização do evento. Este material, por mais singelo que seja, deverá ser elaborado com cuidado para atender aos objetivos do evento e apresentar exatidão das informações e correção da linguagem.

7) Convites - Ao planejarmos um evento, devemos ter o cuidado de elaborar uma relação de convidados. Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados. Além disso, devem ter elementos básicos como: quem convida, informações do evento, local, data, hora, nome do convidado, informações para contato e pedido de confirmação se necessário. Não esquecer, também, que órgãos de comunicação e autoridades devem ser convidados com bastante antecedência.

8) Divulgação – Deve-se planejar e realizar um programa de divulgação condizente com o porte do evento e público-alvo desejado. Portanto, a divulgação vai de um mero anúncio na igreja local até anúncios em jornais e rádios, outdoors, cartazes e panfletos. Hoje temos também a internet como meio de comunicação.

9) Recursos Humanos - Na organização de qualquer evento, independente de sua dimensão, deve haver um responsável pela sua execução. Além disso, várias são as áreas envolvidas: recepção, cerimonial, sonorização, transporte, limpeza, alimentação, e assim por diante.

10) Recepção e Credenciamento - É importante ressaltar que a recepção é o momento em que os participantes têm a primeira impressão sobre o evento. Os processos de credenciamento dos participantes já inscritos, inscrições no ato e a entrega do material individualizado requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformação e o decorrente atraso no início do evento.

11) Decoração - O local de realização deverá ser decorado conforme o caráter do evento. O local pode ser decorado com bandeiras, painéis, flores, faixas, entre outros. Uma ornamentação discreta geralmente dá melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituição; além do senso estético e a criatividade.

12) Materiais - Os materiais de expediente de um evento, como mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela comissão organizadora. Computadores, aparelhos e telões devem ser providenciados com antecedência.

13) Custos - Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com os responsáveis.

14) Check-List - Na organização de um evento faz-se necessário o controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão (check-list), contendo os itens básicos para a efetivação bem sucedida.

15) Avaliação - No final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliá-lo como um todo, considerando os resultados obtidos.

16) Imprevistos – Os responsáveis pela organização do evento devem pensar em todos os detalhes e antecipar os prováveis imprevistos (falta de energia elétrica, chuva, calor, frio, entre outros). Uma lista de contatos emergenciais poderá ser muito útil, caso surjam problemas na realização do evento.

Realizar um evento pode ser muito trabalhoso e cansativo, mas a satisfação com os resultados obtidos superam as dificuldades. Não tenha medo, organize a equipe e monte um programa criativo e desafiador. Seus desbravadores, ou aventureiros, irão vibrar com a programação!

Obviamente, eventos de maior porte e abrangência requererão mais esforços, pessoas envolvidas e maiores custos que pequenos eventos, entretanto, os efeitos e resultados tendem a serem maiores nos eventos grandiosos, mais que em pequenos eventos.

Um programa de longa duração e grande dimensão, como uma gincana ou projeto comunitário não se caracteriza como um evento em si, todavia, tanto a abertura quanto o encerramento deste programa se caracterizam como eventos distintos. Em outro post temos a análise detalhada destes dois momentos: Cerimoniais de Abertura e de Encerramento.

Bons eventos para você e sua equipe.

Sempre avante!

Gincanas para Clubes de Desbravadores

Buscando auxiliar os clubes de Desbravadores pelo Brasil e, lógico, focando minha missão pessoal de promover as atividades de colecionismo entre os desbravadores, resolvi postar algumas dicas sobre gincanas.

Se a diretoria do clube realmente quiser, é possível organizar o programa anual em forma de gincanas. Quem experimentar, por favor, poste aqui como foi para divulgarmos mais nossas ideias.

a) Organizando o programa anual em gincanas:

Uma gincana por trimestre, quadrimestre ou semestre (não faça uma gincana anual, pois ficaria muito longa e perderia a graça e a animação da turma).

Após montar o programa anual básico, divida os períodos conforme indicado antes, em quadrimestres, por exemplo, portanto um total de três gincanas ao longo do ano.

Escolha um tema para cada gincana, conforme as atividades principais previstas no programa do período. Então comece a montar a lista de atividades da primeira gincana. Intercale os tipos de atividades para trazer mais dinamismo e animação, colocando prazos adequados para realização dos itens (entregue logo as metas mais demoradas e relembre ao longo de toda a programação).

Importante organizar toda a diretoria para a gincana. Ninguém consegue fazer uma obra grande sozinho. Lembremo-nos dos conselhos bíblicos sobre trabalho em equipe e o exemplo supremo de Jesus em escolher aliados (discípulos).

Após o término do programa da gincana, avalie o trabalho que será dado às unidades, o empenho que deverão ter para a realização e pense num prêmio compatível com esta avaliação. É muito frustrante se empenhar por fazer algo realmente difícil e ganhar um brindezinho insignificante. Portanto, escolha a premiação com cuidado, ela é um importante fator, não o principal, mas ajudará a demonstrar o quanto a
liderança considera fundamental este trabalho (pode ser um prêmio principal para cada participante da unidade campeã, um cantil ou mochila, por exemplo, e prêmios de consolação para todos os demais participantes, como uma lanterna ou algo de valor mais simbólico).

Prêmios de uso direto com o clube de desbravadores são duplamente vantajosos, pois seus desbravadores vão se alegrar com o prêmio e a diretoria terá um clube cada vez melhor equipado (pense em: mochila, barraca, canivete, cantil, banqueta, lanterna, cabo solteiro, kit de cozinha, bússola, faca, boné, machadinha, livros e revistas).

b) Sugestões sobre atividades de gincanas:

A seguir vou apresentar algumas sugestões para as atividades das gincanas. Cada atividade deverá ser detalhada para evitar dúvidas e as pontuações deverão ser claras para cada atividade proposta. Ideal que as pontuações máximas possam ser alcançadas por todas as unidades, reduzindo o sentimento de competitividade entre os grupos.

1 – Atividades para Internet / Computador

- Se o clube tem site, uma boa é criar atividades no site para realização na gincana. O site do clube deve ser um endereço que os desbravadores queiram entrar sempre e que esteja na lista de favoritos de todos eles. Infelizmente percebemos pela internet que muitos sites de clubes estão abandonados e totalmente sem atualização. Uma gincana, portanto, é uma boa oportunidade para aumentar o fluxo de acessos do site do clube e criar o hábito nos desbravadores de visitar o site.

- Outra atividade online é que cada unidade crie o próprio blog. A diretoria deverá definir o mínimo de itens que cada blog de unidade deverá ter (exemplo: história da unidade, membros da unidade, logo / símbolo da unidade, foto da unidade e muito mais).

2 – Atividades Bíblicas / Espirituais

- Toda a programação de sábado, incluindo classe bíblica, pode entrar na programação da gincana. Assim, as atividades bíblicas podem se tornar mais animadas aumentando a participação da turma.

- A unidade pode receber a missão de dirigir um culto jovem ou uma escola sabatina.

- Vários concursos bíblicos podem ser criados, podendo ser concursos do ano bíblico ou concursos focados na realização das Classes Progressivas.

3 - Atividades Esportivas / Lúdicas

- A diretoria pode programar um domingo recreativo ou um dia inteiro de atividades aquáticas (piscina). O mais importante é definir pontuações que todos possam alcançar e não atividades muito competitivas, dadas as diferenças de idades dos participantes, sexo e quantidade de membros por unidade.

- Caso o clube seja grande, com muitas unidades completas, pode-se organizar um evento mais competitivo, como uma olimpíada do clube.

4 – Atividades na Natureza

- O clube pode organizar uma caminhada da natureza, onde os participantes deverão buscar atender uma lista de requisitos (coletar uma semente de determinada cor, uma pena, uma folha de terminado formato, uma pedra lisa, e assim por diante). Pode-se também fazer uma atividade de sinais de pista.

- Pode-se organizar um acampamento de unidades (cada unidade cozinhando seu próprio alimento e cada unidade sendo responsável por uma atividade, como hastear bandeiras, culto, música entre outras).

5 – Atividades de Colecionismo / Museu

- A diretoria deverá optar por criar uma grande coleção (museu) para o clube com as coleções vindas das unidades (um único tipo de coleção com diversos temas) ou várias coleções diferentes por unidade (diversos tipos de coleções diferentes).

- O clube pode sortear tipos ou temas para as coleções de cada unidade, ou dividir temas por afinidade (cada unidade discutindo e definindo o que quer colecionar).

- Após a definição do tipo / tema de coleção que cada unidade fará, cabe à diretoria criar uma lista de itens que cada unidade deverá atender para ganhar pontos na gincana. Importante colocar um prazo para atendimento dos itens e ressaltar que todos os itens deverão ser adquiridos para a unidade de forma permanente (não poderá ser empréstimo). A diretoria já deve pensar em um local para organizar os museus das unidades (ou museu do clube).

Exemplos de requisitos por tipo de coleção:

Biblioteca: Uma bíblia antiga (mais de “tantos” anos de impressa), um livro religioso em outra língua, uma revista “Nosso Amiguinho” antiga (mais de “tantos” anos de impressa), uma lição da escola sabatina antiga ou em outra língua, e assim por diante.

Minerais: Um número mínimo de minerais e rochas diferentes, uma coleção de areias de lugares diferentes, um fóssil, um cristal, uma das pedras preciosas da lista de fundamentos da cidade santa (em Apocalipse), e por aí vai.

Filatelia: Um selo nacional antigo (mais de “tantos” anos), uma quantia mínima de selos diferentes, uma quantia mínima de selos estrangeiros diferentes ou determinada quantidade de lugares diferentes, uma coleção temática com um número mínimo de selos, e assim por diante.

Numismática e Notafilia: Uma moeda antiga (mais de “tantos” anos), uma quantia mínima de moedas e notas diferentes, uma quantia mínima de moedas e notas estrangeiras diferentes, entre outros itens.

Outras coleções: telecartofilia (cartões telefônicos), conquiliologia (conchas), botânica (sementes, folhas e flores), zoologia (ossos, dentes, penas e animais taxidermizados), cultural e histórico (trajes típicos e objetos antigos, documentos e fotos antigas), modelismos (trens, barcos, bonecos de plástico), e muitos outros tipos de coleções e museus.

A diretoria deverá criar listas para cada grupo / unidade com um mesmo grau de dificuldade e a mesma pontuação.

6 – Outras Atividades para a Gincana

É óbvio que numa gincana de duração não muito longa (3 ou 4 meses, por exemplo) não será possível ter muitas atividades diferentes, mas para organizar várias gincanas, as diretorias terão de pensar em diversas atividades diferentes, por isso segue uma lista com várias outras atividades que podem ser implementadas:

- Organização da Gincana: Cada desbravador da unidade ter uma camisa ou boné da unidade para a gincana (como um segundo uniforme de atividades, por unidade).

- Ecológica: plantar árvores, realizar a limpeza de um rio ou uma praia, uma campanha de reciclagem.

- Civismo / Ordem Unida: Participar de um desfile cívico. Apresentar uma evolução.

- Música: Compor uma música para a unidade ou clube, ou para o tema da gincana.

- Teatro: Apresentar uma peça teatral no culto jovem ou acampamento.

- Social: Organizar uma reunião social.

- Solidariedade: Arrecadar alimentos, roupas e brinquedos para ASA local (Ação Solidária Adventista).

- Artesanato: Cada unidade ser encarregada de criar artesanato com materiais pré-definidos (podem ser materiais de reciclagem ou podem-se cumprir determinadas especialidades).

- Feira de Unidades: Esse pode ser um evento muito interessante dentro de uma gincana, com a participação da igreja e dos pais e familiares dos desbravadores. Você pode encontrar dicas sobre feira de Desbravadores aqui mesmo no blog.

- Tarefas surpresa e provas-relâmpago: Uma dose de surpresa é sempre legal, mas a surpresa deverá ser para os participantes e não para a diretoria, então planeje com antecedência.

Bem, agora mãos à obra. Imprima este tópico e leve para a reunião da diretoria do clube. Apresente a ideia e comecem a montar o programa.

Se for fazer a primeira gincana do clube, escolha atividades não muito complicadas e intercale atividades de baixo empenho com outras de trabalho mediano. Com o passar do tempo e o hábito de organizar o programa do clube em gincanas, os desbravadores vão se acostumando e terão condições de realizar atividades mais complexas e as gincanas do clube poderão se tornar realmente memoráveis.

Saudações cordiais e sempre avante!

Não se esqueça de comentar aqui no blog as suas ideias e também pode enviar email para danielnegrini.ml@gmail.com.