Como Organizar Eventos

Para iniciarmos, vamos ao que é um evento. Pelo dicionário:

Evento – Qualquer acontecimento de especial interesse (espetáculo, exposição, competição, etc.), capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

Outros conceitos:

“Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, além de estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, etc.”.

“Evento é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse”.

Como exemplos de eventos para Desbravadores e Aventureiros, temos: Campori, Acampamento, Feira, Campeonato, Projeto Comunitário, entre outros.

Toda diretoria de clube e coordenadores regionais, responsáveis pela realização de eventos, precisam entender bem como funciona um evento, e assim poderem planejar e realizar com sucesso. Os principais tópicos envolvidos em qualquer tipo de evento são:

1) Objetivos - Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização.

2) Nome - O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo público-alvo.

3) Público - O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e quais estratégias de comunicação devem ser adotadas (clubes, igrejas, comunidades, e assim por diante).

4) Data e Horário - A fixação da data do evento e do horário é de vital importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza, ou destinadas ao mesmo público/região, pode determinar o insucesso do mesmo.

5) Local - O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Refere-se ao espaço físico, que deverá ser condizente com os objetivos, programação e público previsto, considerando os aspectos de acesso e infraestrutura, como banheiros e bebedouros.

6) Programação Visual - Dependendo da importância e abrangência do evento, será importante produzir material visual para divulgação e realização do evento. Este material, por mais singelo que seja, deverá ser elaborado com cuidado para atender aos objetivos do evento e apresentar exatidão das informações e correção da linguagem.

7) Convites - Ao planejarmos um evento, devemos ter o cuidado de elaborar uma relação de convidados. Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados. Além disso, devem ter elementos básicos como: quem convida, informações do evento, local, data, hora, nome do convidado, informações para contato e pedido de confirmação se necessário. Não esquecer, também, que órgãos de comunicação e autoridades devem ser convidados com bastante antecedência.

8) Divulgação – Deve-se planejar e realizar um programa de divulgação condizente com o porte do evento e público-alvo desejado. Portanto, a divulgação vai de um mero anúncio na igreja local até anúncios em jornais e rádios, outdoors, cartazes e panfletos. Hoje temos também a internet como meio de comunicação.

9) Recursos Humanos - Na organização de qualquer evento, independente de sua dimensão, deve haver um responsável pela sua execução. Além disso, várias são as áreas envolvidas: recepção, cerimonial, sonorização, transporte, limpeza, alimentação, e assim por diante.

10) Recepção e Credenciamento - É importante ressaltar que a recepção é o momento em que os participantes têm a primeira impressão sobre o evento. Os processos de credenciamento dos participantes já inscritos, inscrições no ato e a entrega do material individualizado requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformação e o decorrente atraso no início do evento.

11) Decoração - O local de realização deverá ser decorado conforme o caráter do evento. O local pode ser decorado com bandeiras, painéis, flores, faixas, entre outros. Uma ornamentação discreta geralmente dá melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituição; além do senso estético e a criatividade.

12) Materiais - Os materiais de expediente de um evento, como mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela comissão organizadora. Computadores, aparelhos e telões devem ser providenciados com antecedência.

13) Custos - Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com os responsáveis.

14) Check-List - Na organização de um evento faz-se necessário o controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão (check-list), contendo os itens básicos para a efetivação bem sucedida.

15) Avaliação - No final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliá-lo como um todo, considerando os resultados obtidos.

16) Imprevistos – Os responsáveis pela organização do evento devem pensar em todos os detalhes e antecipar os prováveis imprevistos (falta de energia elétrica, chuva, calor, frio, entre outros). Uma lista de contatos emergenciais poderá ser muito útil, caso surjam problemas na realização do evento.

Realizar um evento pode ser muito trabalhoso e cansativo, mas a satisfação com os resultados obtidos superam as dificuldades. Não tenha medo, organize a equipe e monte um programa criativo e desafiador. Seus desbravadores, ou aventureiros, irão vibrar com a programação!

Obviamente, eventos de maior porte e abrangência requererão mais esforços, pessoas envolvidas e maiores custos que pequenos eventos, entretanto, os efeitos e resultados tendem a serem maiores nos eventos grandiosos, mais que em pequenos eventos.

Um programa de longa duração e grande dimensão, como uma gincana ou projeto comunitário não se caracteriza como um evento em si, todavia, tanto a abertura quanto o encerramento deste programa se caracterizam como eventos distintos. Em outro post temos a análise detalhada destes dois momentos: Cerimoniais de Abertura e de Encerramento.

Bons eventos para você e sua equipe.

Sempre avante!